Com millorar la productivitat de la seva organització amb Office365
Ja fa temps vam fer el salt al núvol. Milions d’usuaris des de les seves organitzacions o de manera personal treballem amb aplicacions com serveis i amb arxius deslocalitzats fent ús d’Internet. No obstant això, en moltes ocasions utilitzem eines diferents que no arribem a comprendre, combinant manualment de manera forçada i perdent funcionalitats que desconeixem per la seva complexitat. És a dir, perdem productivitat que repercuteix en costos de temps i diners, amb una reducció de l’efectivitat i agilitat en els processos de treball.
Si una paraula defineix amb exactitud a Microsoft Office 365 (que aviat es denominarà de forma més global Microsoft 365) és aquesta, PRODUCTIVITAT, en majúscules.
Office 365 és un ecosistema viu d’aplicacions d’escriptori que coneixem i fem servir des de fa molt temps al costat sobretot a una sèrie de serveis en el núvol i característiques especials que el complementen, com la Intel·ligència Artificial, Anàlisi de Dades a l’instant i capacitats de treball col·laboratiu en temps real.
Vegem un exemple:
Accedeixo a comprovar, des del lloc en el qual estigui amb el meu mòbil, tauleta o portàtil de manera segura i fiable mitjançant la meva llicència d’Office 365, la llista de tasques que tinc assignades per al dia d’avui des de Microsoft To Do. Un cop revisades, em connecto al lloc central de la meva organització des de SharePoint Online per validar amb 3 companys més del meu departament i al mateix temps, el contracte d’execució d’un projecte redactat en Word Online juntament amb la presentació en Power Point Online d’aquest. Mentre escrivim els canvis, que es guarden automàticament a la vegada que els vam realitzar, rebo un correu electrònic a través d’Outlook Online amb l’enllaç compartit al full de càlcul d’Excel on s’analitzen els imports de les valoracions realitzades per l’equip de projectes, que compartiré amb el client final juntament amb la resta de la documentació, perquè pugui donar el seu vistiplau. Un cop finalitzada la validació dels documents per part nostra, programar una reunió virtual en Microsoft Teams per a presentar el projecte amb els cinc responsables de client que han de decidir si aproven o no el mateix. En aquesta videoconferència, vam comentar tota la documentació que prèviament he compartit en la reunió i recullo les anotacions i comentaris amb Microsoft One Note dels assistents. En acabar la reunió, envio una enquesta de satisfacció de Microsoft Form per recollir el feedback de la sessió i obtinc l’enregistrament d’aquesta, arxiu de vídeo que es guarda en Microsoft Stream per poder-la compartir a posteriori amb els assistents i amb la resta d’implicats, un cop s’hagi processat la transcripció de la mateixa i els subtítols en anglès per a les persones de la delegació de Londres. Aprofito també aquest moment per veure i definir les següents tasques a executar per al projecte dins de la pestanya de Microsoft Planner de l’equip de Teams.
Mentre torno a l’oficina en tren, i per falta de connexió a Internet, treballo de manera local des de Microsoft OneDrive amb el programa d’escriptori de Word per completar el document de la reunió, així quan torni a tenir connexió se sincronitzen els arxius i es guarden els canvis en la ubicació en el núvol del document.
Els resultats de totes les enquestes de satisfacció efectuades en els diferents projectes de l’organització són recollits en temps real mitjançant un flux de Microsoft Power Automate i visualitzats en un informe de Microsoft Power BI pel departament de qualitat de l’empresa, per saber com millorar la comunicació amb el client.
En un altre informe complementari, es visualitzen les incidències recollides des d’una aplicació d’usuari dissenyada amb Microsoft PowerApps pel responsable de qualitat que se sumaran a la resta d’informes per departaments per aconseguir un dashboard final on veure la situació actual de l’organització amb una visió 360º .
En acabar el dia i per celebrar l’èxit de la presentació, vam comentar com hem vist l’evolució del projecte a través de Microsoft Yammer i després quedo amb la resta dels companys per anar a prendre una copa.
Tot això gràcies a una simple llicència de Microsoft Office 365 que millorarà i potenciarà el nostre treball diari d’una forma senzilla i efectiva, per guanyar en productivitat i eficiència.
