Fundación Privada Hospital de la Santa Creu i Sant Pau software para gestión de eventos y reservas

La Fundació Privada Hospital de la Santa Creu i Sant Pau s’encarrega principalment de donar suport a l'activitat assistencial a les instal·lacions mèdiques de l'Hospital de la Santa Creu i Sant Pau de Barcelona, l'impuls a la recerca i la gestió i el manteniment del Recinte Modernista de Sant Pau¸ declarat Patrimoni Mundial per la UNESCO des de 1997.

Necessitat

La gestió de les reserves d’espais en l’emblemàtic Recinte Modernista de Sant Pau és  una tasca complexa que involucra diversos equips de treball de l’staff de l’entitat, des de les peticions rebudes pels diferents canals fins a la gestió de l’esdeveniment en si, la gestió administrativa amb els clients i proveïdors, etc.

L’equip IT desplega Microsoft 365 de forma global a l’entitat i decideix que aquests  processos s’han de realitzar des del nou entorn i automatitzar-se, de forma que siguin més àgils i evitin, en la mesura del possible, procediments manuals.

Gestión de reservas Hospital de Sant Pau
Gestión de reservas Hospital de Sant Pau
Proposta de valor

Desenvolupem el software per a la gestió d'events i reserves

Trentia, en col·laboració estreta amb la Fundació, desenvolupa el software per a Microsoft 365, que permet la gestió d'esdeveniments i reserves de forma intel·ligent i col·laborativa, substituint les eines anteriors, basades en Microsoft Excel i la comunicació per correu electrònic.

Calendarització d’esdeveniments i gestió dels diferents espais a Microsoft SharePoint Online: Estats de reserves, necessitats d'espai, gestió d'esdeveniments, etc.

Integració automàtica de sol·licituds de reserva de clients

Processos de negoci automatitzats en Power Automate per a la comunicació amb els diferents equips implicats

Generació de la documentació associada als processos

Benefici

L'ús de Microsoft 365 per al desenvolupament d'aquest sistema permet a la Fundació, no només millorar els seus processos de negoci pel que fa a la gestió d'esdeveniments i reserves d' espais, sinó també disposar d'una sèrie d'eines al seu abast per millorar i evolucionar aquest sistema de forma autònoma.

Actualment la Fundació continua en contacte i col·labora assíduament amb Trentia amb l’objectiu de continuar amb el projecte d’implementació de Microsoft 365 en l’organització, utilitzant noves eines i automatitzant els seus processos interns.

Microsoft 365, Plumsail, Sharepoint Online, Power Automate
Hospital de Sant Pau

Fundació Privada de l'Hospital de la Santa Creu i Sant Pau

Des de l'àrea de sistemes d'informació de la Fundació privada de l'Hospital de la Santa Creu i Sant Pau tenim Trentia per al desenvolupament d'una App per a la gestió d'esdeveniments al campus modernista de Sant Pau. Trentia ha fet disponible els seus coneixements per al desenvolupament d'una APP en la plataforma O365 de Microsoft, que ens permet disposar de tota la informació relacionada amb aquest procés en un mateix lloc, així com, proporcionar la capacitat de gestionar els processos i les ordres de treball relacionades amb ella. L'automatització d'aquest procés va a alliberar una gran part de la càrrega administrativa, facilitant el propi dedicar-se a les accions que aporten més valor al procés.

Jordi Grau Director de Sistemes d'Informació