ICFO – Gestió de sol·licituds de projectes en SharePoint Online

L'Institut de Ciències Fotòniques (ICFO) és un centre de recerca especialitzat en fotònica, la ciència que estudia la llum

Necessitat

Gestionar tot el cicle de les sol·licituds de projectes

Disposar d'una eina centralitzada i automàtica que permeti gestionar tot el cicle de de les sol·licituds de projectes existents aprofitant la plataforma Microsoft 365.

Proposta de Trentia Consulting

Formulari de sol·licitud de projecte en Infopath

Trentia desenvolupa un formulari de sol·licitud de projecte en Infopath, que extreu informació de varis repositoris de l’ICFO per tal d’informar els camps necessaris. Es tracta d’un formulari complex amb diferents visualitzacions depenent de:

  • L’estat en el que es trobi la sol·licitud
  • L’usuari que hi accedeix

Fent ús de l’eina Power Automate, es desenvolupen varis fluxes que permeten gestionar el cicle de vida d’una sol·licitud de projecte. Aquest fluxe, permet controlar i modificar:

  • Els diferents estats d’una sol·licitud
  • Els permisos dels usuaris que hi tenen accés depenent de l’estat en el que es trobi la sol·licitud
  • Enviament de notificacions als usuaris o grups implicats en cada etapa

Benefici del cas d'èxit

Amb la solució desenvolupada per Trentia, ICFO disposa d'una plataforma de gestió de sol·licituds única i centralitzada per tota l'organització. La informació es troba tota en un mateix lloc i els permisos d'accés i notificacions als usuaris clau es gestionen automàticament segons la informació que contenen les pròpies sol·licituds. Tot això fent ús d'eines estàndards de la plataforma Microsoft 365 de Microsoft.

icfo request form