Solució de reserva d’espais en Microsoft 365 per al Recinte Modernista de Sant Pau
Quan des de Trentia detectem en conjunt amb el nostre client, la Fundació privada Hospital de la Santa Creu i Sant Pau, l’oportunitat de treballar en com millorar la gestió de reserves d’espais en l’emblemàtic recinte modernista de Sant Pau, vam saber que aquesta tasca complexa implicava diversos equips del staff de treball, dins del staff de l’entitat: des de les peticions rebudes pels diferents canals fins a la gestió de l’esdeveniment en si, la gestió administrativa amb els clients i proveïdors, etc.
Trentia, en col·laboració estreta amb la Fundació, desenvolupa el software per a Microsoft 365, la qual cosa permet la gestió d’esdeveniments i reserves de manera intel·ligent i col·laborativa, substituint les anteriors eines, basades en Microsoft Excel i la comunicació per correu electrònic.
Es tracta de saber conjuminar el ja existent i transformar-ho en una eina de major utilitat, amb el propòsit d’optimitzar les reserves: Tecnologia i Talent fan coses extraordinàries unides.
D’aquesta manera, l’equip IT de Trentia es posa a la feina i implanta Microsoft 365 a nivell global de l’entitat i decideix que aquests processos han de portar-se al nou entorn i automatitzar-se de manera que resultin més àgils i evitin, en la mesura que sigui possible, els procediments manuals.
Quins beneficis porta aquest canvi a la Fundació?
L’ús de Microsoft 365 per al desenvolupament d’aquest sistema, permet a la Fundació no sols millorar els seus processos de negoci quant a la gestió d’esdeveniments i reserves d’espais, sinó poder disposar d’una sèrie d’eines al seu abast per a augmentar i evolucionar aquest sistema de manera autònoma.
- La calendarización d’esdeveniments i la gestió dels diferents espais en Microsoft SharePoint Online: estats de reserves, necessitats dels espais, gestió d’esdeveniments, etc.
- La integració automàtica de les peticions de reserves de clients.
- El poder tenir processos de negoci automatitzats en Power Automate per a la comunicació amb els diferents equips implicats
- La generació de documentació associada als processos.
Actualment continuem col·laborant amb la Fundació amb l’objectiu de continuar amb el projecte d’implementació de Microsoft 365 en l’organització, fent ús de noves eines i automatitzant els seus processos interns.
Si alguna cosa tenim clar en Trentia és que treballar en equip divideix el treball i multiplica els resultats.
Cas d’èxit Fundació privada Hospital de la Santa Creu i Sant Pau
