Como mejorar la productividad de su organización con Office365
Hace ya tiempo hicimos el salto a la nube. Millones de usuarios desde sus organizaciones o de manera personal trabajamos con aplicaciones como servicios y con archivos deslocalizados haciendo uso de Internet. Sin embargo, en muchas ocasiones utilizamos herramientas diferentes que no llegamos a comprender, combinándolas manualmente de manera forzada y perdiendo funcionalidades que desconocemos por su complejidad. Es decir, perdemos productividad que repercute en costes de tiempo y dinero, con una reducción de la efectividad y agilidad en los procesos de trabajo.
Si una palabra define con exactitud a Microsoft Office 365 (que pronto se denominará de forma más global Microsoft 365) es esa, PRODUCTIVIDAD, en mayúsculas.
Office 365 es un ecosistema vivo de aplicaciones de escritorio que conocemos y utilizamos desde hace mucho tiempo junto sobre todo a una serie de servicios en la nube y características especiales que lo complementan, como la Inteligencia Artificial, Análisis de Datos al instante y capacidades de trabajo colaborativo en tiempo real.
Veamos un ejemplo:
Accedo a comprobar, desde el lugar en el que esté con mi móvil, tableta o portátil de manera segura y confiable mediante mi licencia de Office 365, la lista de tareas que tengo asignadas para el día de hoy desde Microsoft To Do. Una vez revisadas, me conecto al sitio central de mi organización desde SharePoint Online para validar con 3 compañeros más de mi departamento y al mismo tiempo, el contrato de ejecución de un proyecto redactado en Word Online junto a la presentación en Power Point Online del mismo. Mientras escribimos los cambios, que se guardan automáticamente a la vez que los realizamos, recibo un correo electrónico a través de Outlook Online con el enlace compartido a la hoja de cálculo de Excel donde se analizan los importes de las valoraciones realizados por el equipo de proyectos, que compartiré con el cliente final junto con el resto de la documentación, para que pueda dar su visto bueno. Una vez finalizada la validación de los documentos por nuestra parte, programo una reunión virtual en Microsoft Teams para presentar el proyecto con los cinco responsables del cliente que han de decidir si aprueban o no el mismo. En dicha videoconferencia, comentamos toda la documentación que previamente he compartido en la reunión y recojo las anotaciones y comentarios con Microsoft One Note de los asistentes. Al finalizar la reunión, envio una encuesta de satisfacción de Microsoft Form para recoger el feedback de la sesión y obtengo la grabación de la misma, archivo de vídeo que se guarda en Microsoft Stream para poderla compartir a posteriori con los asistentes y con el resto de implicados, una vez se haya procesado la transcripción de la misma y los subtítulos en inglés para las personas de la delegación de Londres. Aprovecho también este momento para ver y definir las siguientes tareas a ejecutar para el proyecto dentro de la pestaña de Microsoft Planner del equipo de Teams.
Mientras vuelvo a la oficina en tren, y por falta de conexión a Internet, trabajo de manera local desde Microsoft OneDrive con el programa de escritorio de Word para completar el documento de la reunión, así cuando vuelva a tener conexión se sincronizan los archivos y se guardan los cambios en la ubicación en la nube del documento.
Los resultados de todas las encuestas de satisfacción efectuadas en los diferentes proyectos de la organización son recogidos en tiempo real mediante un flujo de Microsoft Power Automate y visualizados en un informe de Microsoft Power BI por el departamento de calidad de la empresa, para saber cómo mejorar la comunicación con el cliente.
En otro informe complementario, se visualizan las incidencias recogidas desde una aplicación de usuario diseñada con Microsoft PowerApps por el responsable de calidad que se sumarán al resto de informes por departamentos para conseguir un dashboard final donde ver la situación actual de la organización con una visión 360º.
Al finalizar el día y para celebrar el éxito de la presentación, comentamos como hemos visto la evolución del proyecto a través de Microsoft Yammer y después quedo con el resto de los compañeros para ir a tomar una copa.
Todo ello gracias a una simple licencia de Microsoft Office 365 que mejorará y potenciará nuestro trabajo diario de una forma sencilla y efectiva, para ganar en productividad y eficiencia.
