ICFO – Gestión de solicitudes de proyectos en SharePoint Online

El Institut de Ciències Fotòniques (ICFO) es un centro de investigación especializado en fotónica, la ciencia que estudia la luz.

Necesidad

Gestionar todo el ciclo de las solicitudes de proyectos

La necesidad de ICFO fue disponer de una herramienta centralizada y automática que permita gestionar todo el ciclo de las solicitudes de proyectos existentes aprovechando la plataforma Microsoft 365.

Propuesta de Trentia Consulting

Formulario de solicitud de proyecto en Infopath

Trentia desarrolla un formulario de solicitud de proyecto en Infopath, que extrae información de varios repositorios del ICFO para poder informar los campos necesarios. Se trata de un formulario complejo con distintas visualizaciones dependiento de:

  • El estado en el que se encuentre la solicitud
  • El usuario que accede a ella

Utilizando la herramienta Power Automate, se desarrollan varios flujos que permiten gestionar el ciclo de vida de una solicitud de proyecto. Este flujo, permite controlar y modificar:

  • Los distintos estados de una solicitud
  • Los permisos de los usuarios que tienen acceso a ella dependiendo del estado en el que se encuentre la solicitud
  • Envío de notificaciones a los usuarios o grupos implicados en cada etapa

Beneficio del caso de éxito

Con la solución desarrollada por Trentia, ICFO dispone de una plataforma de gestión de solicitudes única y centralizada para toda la organización. La información se encuentra toda en un mismo lugar y los permisos de acceso y notificaciones a los usuarios clave se gestionan automáticamente según la información que contienen las propias solicitudes. Todo esto haciendo uso de herramientas estándares de la plataforma Microsoft 365 de Microsoft.

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